Onbetaalde facturen innen: hoe verloopt het schuldvorderingsproces?

Een klant die zijn factuur niet betaalt, het overkomt veel bedrijven in België. Onbetaalde facturen innen komt regelmatig voor. Voor B2C-bedrijven is het probleem algemeen gekend. Belgische consumenten betalen gemiddeld hun factuur later dan de voorgeschreven betalingstermijn. Zo hebben bijvoorbeeld ziekenhuizen, energieleveranciers, belastingadministraties te kampen met onbetaalde facturen. 

Ook in de B2B-sector vormen onbetaalde facturen een probleem dat hun DSO beïnvloedt. Betalingskredieten zijn er populair – de helft geeft aan die te gebruiken – maar brengen ook een nadeel met zich mee.  Gemiddeld 31.3% van de betalingskredieten worden niet betaald binnen de afgesproken betalingstermijn. Ongeveer één derde van die facturen zijn dus wanbetalingen. 

Goed creditmanagement is daarom essentieel. Als een klant niet betaalt binnen de betalingstermijn moeten de nodige stappen ondernomen worden om toch een betaling te innen. Maar hoe verloopt dat proces nu eigenlijk? Wij leggen het hieronder voor jou uit. 

Betalingsherinnering
Minnelijke schikking
Gerechtelijke vordering
Centraal beheer van minnelijke en gerechtelijke fase

Betalingsherinnering

Als de klant na het verlopen van de betalingstermijn de factuur nog niet heeft betaald, is er sprake van een wanbetaling. De klant wordt dan schuldenaar. Aan wie hij het bedrag is verschuldigd, is de schuldeiser.  

Vaak sturen bedrijven, vanaf nu genaamd schuldeisers, eerst een betalingsherinnering uit. Ze bepalen zelf hoeveel betalingsherinneringen ze sturen en hoe. Wanneer de aanmaning niet helpt, gaan schuldeisers over naar de volgende fase, vaak in samenwerking met externe schuldinvorderaars.

Minnelijke schikking

Minnelijke invordering is de eerste manier om onbetaalde facturen te innen wanneer betalingsherinneringen niet baten. Om de minnelijke fase te starten, moet er een schriftelijke ingebrekestelling gestuurd worden naar de schuldenaar. Dat document moet aan drie eisen voldoen: 

Nadat de schuldenaar in gebreke is gesteld moet de schuldeiser minstens vijftien dagen wachten. Heeft de schuldenaar dan het bedrag nog niet vergoed? Dan mag de schuldeiser overgaan tot andere inningsmethoden. 

Vaak beheren derde partijen de minnelijke schikking. In feite kan iedereen minnelijk vorderen na zich te hebben ingeschreven bij het Ministerie van Economische Zaken, maar meestal doet een advocaat, gerechtsdeurwaarder, incassobureau of erkende bemiddelaar dit. Schuldeisers laten zich door deze dienstverleners vertegenwoordigen. Voor hen is het moeilijk om op te volgen hoe (goed) facturen geïnd worden. Dienstverleners gebruiken vaak hun eigen platform, waardoor schuldeisers niet zien wat de derde partij doet om het verschuldigde bedrag te innen en hoe ze dit doet. 

Tijdens de minnelijke invorderingsfase zijn er verschillende manieren om de schuldenaar te benaderen: 

Telefonisch contact en een huisbezoek vereisen direct contact met de schuldenaar. Om misbruik tegen te gaan, is het wettelijk verboden dit te doen tussen 22u en 8u. 

Een huisbezoek (of ook wel debiteurenbezoek) is vaak de laatste poging om in de minnelijke fase de factuur te innen. De dienstverlener die langsgaat bij de schuldenaar moet een document bij zich hebben waarop de volgende informatie staat: 

De bezoeker moet die laatstgenoemde vereiste ook mededelen in het begin van zijn of haar bezoek, zodat de schuldenaar zijn rechten kent. 

Kortom, tijdens deze fase kunnen dienstverleners verschillende tactieken toepassen om de onbetaalde factuur te innen. Als schuldeiser is het belangrijk om te weten hoe dienstverleners hun klanten benaderen, zodat ze zeker zijn dat die aanpak overeenstemt met hun corporate social responsibility (CSR). Schuldeisers hebben daarom baat bij transparantie.  

Soms leidt de minnelijke fase niet tot een resultaat. De gelimiteerde rechten die schuldeisers hebben in deze fase beletten hen de schuldenaar te verplichten om de wanbetaling te betalen. Dat verandert in de gerechtelijke fase. 

Gerechtelijke vordering

Hamer van rechtbank voor gerechtelijke vordering

De gerechtelijke fase gaat in wanneer de minnelijke schikking onsuccesvol is en de schuldeiser beroep doet op de rechtbank om de onbetaalde facturen te innen. Alleen een gerechtsdeurwaarder mag dan nog het dossier behandelen. 

De rechtbank die de zaak behandelt hangt af van de soort schuld: 

Via de rechtbank kan de schuldeiser een uitvoerbare titel krijgen. Dat is een juridisch document dat in drie vormen kan bestaan: 

Met dit document heeft een gerechtsdeurwaarder het recht om beslag te leggen op bezittingen van de schuldenaar, zoals zijn meubels, huis, loon of auto. 

In deze laatste fase heb je als bedrijf ook weinig controle meer over de goede opvolging en de gebruikte technieken. De kosten kunnen daarnaast ook oplopen zonder dat jij daar nog zicht op hebt. 

Gecentraliseerd onbetaalde facturen innen

Doordat Virteo een volledig transparante opvolging van dossiers mogelijk maakt, kan jouw bedrijf betere resultaten boeken met respect voor jullie klanten. Tientallen schuldinvorderaars, zoals gerechtsdeurwaarders en advocaten werken al op ons platform, waardoor jouw bedrijf via Virteo de invordering kan doen over gans België en daarbuiten. Daarbij laat Virteo toe de resultaten op te volgen van die schuldinvorderaars en kan je verzekeren dat op de juiste manier wordt omgegaan met klanten. 

Virteo brengt bedrijven en invorderaars samen op één platform en maakt zo snelle, efficiënte schuldvordering mogelijk.

Zowel bedrijven als schuldinvorderaars beheren namelijk hun dossiers op hetzelfde Virteo platform. Bedrijven kunnen daar bekijken hoe snel hun onbetaalde facturen geïnd worden, welke kosten worden aangerekend en op die manier bepalen welke dienstverlener het best aan hun noden voldoet. Zo kunnen bedrijven nog efficiënter en ethischer hun onbetaalde facturen innen.